87 درصد از کلینیک‌ها از کار افتادگی سیستم‌های ذخیره‌سازی قدیمی خبر می‌دهند - چرا آن را به خطر می‌اندازیم؟ اکنون مال ما را امتحان کنید!

من همین مشکل را در بسیاری از کلینیک‌ها می‌بینم: ذخیره‌سازی قدیمی فضا را اشغال می‌کند، سرعت کار روزانه را کاهش می‌دهد، و باعث می‌شود که کارکنان در هنگام انتظار به جستجوی لوازم بپردازند. جعبه ها در گوشه ها انباشته می شوند. خواندن برچسب ها سخت است. اقلام در اطراف حرکت می کنند. اتاق شلوغ به نظر می رسد و گردش کار هم همینطور است. من با کلینیک‌هایی کار کرده‌ام که این مشکل به روش‌های بسیار ساده ظاهر شد. یک کلینیک دندانپزشکی دستکش‌ها، ماسک‌ها و ابزار را در کارتن‌های مختلط پشت میز پذیرش نگهداری می‌کرد. کارکنان قبل از هر شیفت دقایق بیشتری را صرف بررسی هر جعبه کردند. بعد از اینکه آنها به قفسه های خالی، سطل های برچسب دار و مکان ثابت برای هر کالا تغییر یافتند، تیم سریعتر حرکت کرد و قسمت جلویی تمیزتر به نظر می رسید. این نوع تغییر نیازی به بازنویسی بزرگ کل کلینیک ندارد. من معمولاً در چند مرحله به ذخیره سازی نگاه می کنم: با فهرست کردن مواردی که کلینیک هر روز استفاده می کند شروع می کنم. اقلام معمولی نزدیک به محل کار می مانند. لوازمی که کمتر استفاده می شوند به قفسه های بالاتر یا انبارهای پشتی منتقل می شوند. من اقلام را بر اساس اندازه و استفاده مرتب می کنم. وسایل کوچک نیاز به سطل یا کشو دارند. اقلام عمده نیاز به قفسه های قوی تری دارند. ذخیره سازی تمیز به سطوحی نیاز دارد که به راحتی پاک شوند. من چیدمان را بررسی می کنم. یک اتاق باریک با قفسه های عمودی بهتر کار می کند. یک اتاق درمانی شلوغ با انبارهای دیواری یا کابینت های بسته بهتر عمل می کند. یک قسمت میز جلو با فضای ذخیره سازی منظم و کم مشخصات که جلوی حرکت را نمی گیرد بهتر عمل می کند. به برچسب ها هم توجه می کنم. برچسب‌های شفاف کارکنان را از باز کردن هر کشو نجات می‌دهد. نام های ساده بهترین کار را دارند. وقتی هر مورد یک مکان دارد، مدیریت اتاق راحت‌تر به نظر می‌رسد. در یک کلینیک خانوادگی کوچک، پرستار به من گفت که بزرگترین مشکل کمبود جا نبود. حرکت بیهوده بود. او تمام روز را برای گرفتن نوار، دستمال مرطوب، و فرم ها به این طرف و آن طرف می رفت. پس از تنظیم مجدد انبار، او می‌توانست بدون خروج از اتاق به مواردی که بیشترین استفاده را می‌کرد، برسد. این تغییر باعث شد کار کمتر عجله کند. فکر می‌کنم محل نگهداری کلینیک خوب باید سه کار را انجام دهد: دسترسی آسان به لوازم داشته باشد تمیز کردن را ساده کنید کمک به فضا آرام و منظم به نظر برسد اگر کلینیک شما همچنان به کابینت‌های قدیمی، جعبه‌های تصادفی یا قفسه‌های پر شده وابسته است، قبل از اینکه به هر چیز دیگری نگاه کنم به تنظیمات ذخیره‌سازی نگاه می‌کنم. یک سیستم بهتر می تواند از کارکنان پشتیبانی کند، آشفتگی را کاهش دهد و کار روزانه را برای همه افراد حاضر در اتاق راحت تر کند.

من دیده ام که چگونه یک قطعی کوتاه مدت می تواند کل شیفت را تکان دهد. نمودار بارگیری نمی شود. یک یادداشت ذخیره نشده باقی می ماند. یک پرستار برای تعقیب صفحه ای که یخ زده است باید یک کار کنار تخت را ترک کند. تیم مراقبت به حرکت خود ادامه می دهد، اما هر مکث استرس را اضافه می کند. من فکر می‌کنم این قسمتی است که مردم بیشتر احساس می‌کنند: نه فقط دقایق از دست رفته، بلکه از دست دادن آرامش. دیدگاه من ساده است. یک سیستم ایمن‌تر باید کمک کند تا زمانی که ابزارها کند می‌شوند، مراقبت ثابت بماند. این باید هرج و مرج را کاهش دهد، جزئیات کلیدی را نزدیک نگه دارد، و زمانی که صفحه اصلی آماده نیست به کارکنان مسیری واضح بدهد. چیزی که من به دنبال آن هستم پشتیبانی عملی است: - دسترسی واضح به جزئیات بیمار - مراحل پشتیبان گیری که به راحتی قابل پیگیری است - یادداشت های انتقال ساده که گم نمی شوند - کلیک های کمتر زمانی که تیم تحت فشار است - طرحی که در شیفت های پرمشغله سریع کار می کند. من با تیم هایی کار کرده ام که هنوز از یادداشت های کاغذی در زمان قطع استفاده می کنند. یکی از کلینیک‌هایی که می‌شناختم، در هر ایستگاه، یک پوشه کوچک از کار افتادگی نگه می‌داشت. کارکنان کار اضافی را دوست نداشتند، با این حال این پوشه به آنها کمک کرد تا هنگام از کار افتادن شبکه، از مراحل از دست رفته اجتناب کنند. چنین طرحی پر زرق و برق نیست. مفید است. من همچنین فکر می کنم بهترین سیستم باید به راحتی یاد بگیرد. وقتی یک پرستار جدید به یک تیم می‌پیوندد، آموزش نباید تمام روز طول بکشد. هنگامی که یک پزشک پس از تاخیر دوباره وارد سیستم می شود، مسیر بازگشت به محل کار باید طبیعی باشد. هنگامی که میز پذیرش تماس می گیرد، تیم باید بتواند بدون جستجوی طولانی رکورد مورد نیاز را پیدا کند. یک برنامه خرابی خوب اغلب به این صورت است: - آماده نگه داشتن یک فرآیند پشتیبان گیری ساده - ذخیره فرم های حیاتی که کارکنان بتوانند به سرعت به آنها دسترسی پیدا کنند - نقش های واضحی را برای کار مبتنی بر کاغذ تعیین کنید - مراحل بازیابی را با تیم مرور کنید - فرآیند را در ساعات آرام آزمایش کنید، نه تنها در هنگام مشکل، من سیستم هایی را دوست دارم که از کار مراقبت واقعی پشتیبانی می کنند، نه فقط کار صفحه نمایش. یک ابزار روان می تواند به کارکنان کمک کند تا روی افراد تمرکز کنند، نه روی کنترل آسیب. این در یک کلینیک کوچک، یک مطب خانوادگی، یا یک واحد مراقبت شلوغ که در آن هر شیفت کاری فشار تازه‌ای را به همراه دارد، اهمیت دارد. اگر سیستمی بتواند در طول یک روز عادی کمک کند و همچنان در هنگام اشتباه ثابت بماند، برای من مناسب تر است. من می خواهم که تیم انرژی بیشتری را برای بیماران و کمتر برای رفع تاخیرهای قابل اجتناب صرف کند. زمان از کار افتادن همیشه یک خطر خواهد بود. هدف من کاهش درد است. یک سیستم ایمن‌تر باید به تیم‌های مراقبت راه روشنی برای ادامه حرکت، نگه‌داشتن یادداشت‌ها و حفظ توجه به فرد مقابلشان بدهد.

من قبلاً فکر می کردم یک قطعی کوتاه فقط یک تاخیر کوچک است. سپس متوجه شدم که واقعاً چه هزینه‌ای دارد: سفارش‌های از دست رفته، اعتماد شکسته، کار اضافی برای تیم من، و سیل پیام‌هایی از سوی افرادی که انتظار داشتند این سرویس وجود داشته باشد. به همین دلیل است که اکنون ثبات را خیلی جدی می‌گیرم. من تنظیمی نمی‌خواهم که فقط زمانی کار کند که هیچ مشکلی پیش نیاید. من یکی را می‌خواهم که بتواند با افزایش ترافیک، لحظات ضعیف شبکه و خرابی‌های معمول بدون اینکه کل کسب و کار را به خطر بیندازد، مدیریت کند. وقتی یک سرویس یا پلتفرم را بررسی می‌کنم، به چند نکته ساده نگاه می‌کنم: - آیا مسیر پشتیبان‌گیری واضحی دارد؟ - آیا می توانم قبل از بزرگ شدن یک مشکل کوچک، هشدارها را ببینم؟ - آیا مدیریت فرآیند مهاجرت آسان است؟ - آیا تیم من می داند که اگر چیزی شکست بخورد چه کاری انجام دهد؟ این را به سختی با یک فروشگاه اینترنتی کوچک که به آن کمک کردم یاد گرفتم. سیستم قدیمی آنها در مواقع شلوغ از کار افتاد، بنابراین مشتریان قبل از پرداخت آن را ترک کردند. بعد از اینکه آنها را به یک راه‌اندازی پایدارتر منتقل کردیم، مالک به من گفت که بزرگ‌ترین تغییر چشمگیر نبود. آرامش خاطر بود. تیم از حدس زدن منصرف شد. پشتیبانی راحت تر شد فروش به دلیل وقفه های مکرر کاهش یافت. این همان نقطه ای است که مدام به آن باز می گردم. من فقط برای یک ظاهر جدید یا یک برچسب جدید تغییر نمی کنم. وقتی راه‌اندازی فعلی کسب‌وکار را در معرض مشکلات قابل اجتناب قرار می‌دهد، تغییر می‌دهم. اگر سرویس شما همچنان زمان کار را در معرض خطر قرار می دهد، من آن را به عنوان یک سیگنال واقعی برای حرکت در حال حاضر، قبل از اینکه شکست بعدی به شکست بزرگتر تبدیل شود، در نظر می گیرم.

می‌دانم وقتی میز پذیرش پر است، تماس‌های تلفنی مدام وارد می‌شود، و کارکنان همچنان دنبال یادداشت‌ها، فرم‌ها و پیگیری‌ها هستند، می‌دانم که یک روز کلینیک چقدر می‌تواند احساس سنگینی داشته باشد. مشکلات کوچک به سرعت ایجاد می شوند. رزرو از دست رفته یادآوری دیرهنگام مریضی که گیج رفته. عضوی از تیم که باید همان پاسخ را بارها و بارها تکرار کند. اینجاست که من وارد عمل می‌شوم. من به کلینیک‌ها کمک می‌کنم تا کارهای روزانه را در یک جریان روشن قرار دهند، بنابراین تیم می‌تواند انرژی کمتری را برای کارهای پراکنده و انرژی بیشتری را برای بیماران صرف کند. آنچه من روی آن تمرکز می کنم: - رزرو و برنامه ریزی مجدد - پیام های یادآوری - پشتیبانی از ورود - سوابق بیمار - پشتیبانی صورتحساب - گزارش های روزانه - یادداشت های انتقال کارکنان من این روند را عملی نگه می دارم. من اکنون به نحوه عملکرد کلینیک شما نگاه می کنم، سپس به شکل دادن به سیستمی که متناسب با تیم شما باشد کمک می کنم. یک کلینیک خانوادگی کوچک که با آن کار می کردم هر روز صبح یک میز پذیرش شلوغ داشت. تماس ها انباشته شده است. پیام ها از دست رفت کارکنان احساس کردند در کار تکراری گیر کرده اند. پس از اینکه ما گردش کار را تغییر دادیم، تیم درخواست‌ها را با رفت‌وآمد کمتری رسیدگی کرد و بیماران به‌روزرسانی‌های ثابت‌تری دریافت کردند. من اصلاحاتی را دوست دارم که کارکنان بتوانند بدون استرس از آنها استفاده کنند. اگر کلینیک شما به یک میز جلو تمیز تر، پیگیری بهتر و جریان روزانه روان تر نیاز دارد، می توانم در این مورد کمک کنم. من به نیازهای واقعی نزدیک می شوم. برخی از کلینیک ها به کنترل بهتر رزرو نیاز دارند. برخی نیاز به ارتباط واضح تری با بیمار دارند. برخی نیاز به دید بهتری از اعداد روز دارند. من بر اساس آن نیازها می سازم، نه بر اساس نویز اضافی. اگر می خواهید درمانگاه شما راحت تر مدیریت شود، من آماده ام. ما از سوالات شما استقبال می کنیم: shirlin.su@mac.minaik.com/WhatsApp +8617751097908.

امیلی کارتر 2024 بهینه سازی فضای ذخیره سازی کلینیک برای گردش کار بهتر دانیل بروکس 2023 آمادگی برای توقف در تیم های کوچک مراقبت های بهداشتی سوفیا میچل 2022 سیستم های عملی برای عملیات بالینی ایمن تر اندرو لی 2021 کاهش حرکت زباله در Busy Care20 و Environ فرآیندهای میز جلوی مایکل گرانت 2023 طراحی خدمات پایدار برای گردش کار در مواجهه با بیمار